يُعدُ البريد الإلكتروني خدمة ضرورية للكثيرين، لكنه أيضاً مصدرٌ للضغط.
وكشفت دراسة حديثة أفردت لها صحيفة Daily Mail تقريراً، أن شخصيتك تلعب دوراً رئيسياً فيما تراه مسبباً للضغوطات في الرسائل الرقمية، وكيفية استخدامك لهذه الأداة.
كما توصل الباحثون إلى أن هؤلاء الذين يصبّون جل تركيزهم في تفحص صندوق البريد خلال الإجازات، وفي عطلات الأسبوع، وخارج ساعات العمل -هم أيضاً أكثر تعرضاً للضغط من نظرائهم.
عرض جون هاكستون، من شركة أو بي بي المحدودة (OPP Ltd) لخدمات العلوم النفسية، هذه النتائج في قسم جمعية علم النفس البريطانية خلال المؤتمر السنوي لعلم النفس المهني في ليفربول.
وقال هاكستون "أبحاثنا تشير إلى أنه على الرغم من وجود إرشادات عامة حول استخدام البريد الإلكتروني، إلا أن كل شخص يختلف عن الآخر"
وأضاف "يمكن أن تساعد معرفة نوع شخصيتك في تجنب الضغط، والتواصل بصورة أفضل مع الآخرين".
كما أجرى هاكستون وفريقه مسحاً عبر الإنترنت مع 368 شخصاً بعد إجراء استبيان عن الشخصية إلى نصائح ذات مغزى قد تجد فيها ما يناسب شخصيتك.
نصائح استناداً إلى الشخصية
المستكشف
– تذكر أن ليس كل شخص يرغب في إجراء مقابلات وجهاً لوجه طيلة الوقت.
– تجنب الشعور بأن عليك إنشاء مجلدات فرعية، إن لم تكن تستخدمها على الإطلاق.
– تذكر أن الناس دوماً في انتظار رد سريع.
الحالم
– أنت ترغب في ترتيب أفكارك، ولكن تذكر أن بعض الأشخاص يتوقعون رداً سريعاً منك -فإن لم تستطع الرد بسرعة، عليك أن تضع في عين الاعتبار إرسال بريد للانتظار كي تروض توقعات الأشخاص الذين ينتظرونك.
– تذكر أن في كثير من الأحيان يكون الاتصال بشخص ما أو إجراء مقابلة وجهاً لوجه هو ما يفضله الآخرون.
المدير
– إن استغرق شخص ما وقتاً في الرد، قد يكون يفكر في الإجابة، وليس أنه يماطل.
– أظهر بعض الذوق إن استقبلت بريداً إلكترونياً يحتوي على أخطاء، أو إن لم تكن رسائل البريد في صميم الموضوع.
– تجنب أن تكون مباشراً للغاية إن كنت تعاني من الضغوط.
المُحلِل
– إن كان الرد السريع ضرورياً، ضع في عين الاعتبار إرسال بريد يطالب بالانتظار.
– ربما لا يعد البريد الإلكتروني أفضل منصة للجدال.
المُربِّي
– حاول ألا تشعر بالاستياء عندما يقلل الناس من المجاملات -قد يعني هذا أن الآخرين يعانون من الضغط، أو لديهم رسائل بريد إلكتروني كثيرة للتعامل معها.
– إن كنت ترد بسرعة، استغرق وقتاً كافياً للتأكد من المحتوى، ومن الأشخاص الذين ترسل إليهم البريد الإلكتروني.
– تذكر أن ليس كل شخص يرغب في إجراء مقابلة وجهاً لوجه طيلة الوقت.
صاحب الضمير اليقظ
– تذكر أن بعض الأشخاص يحتاجون إلى رد سريع، فإن لم تستطع الرد بسرعة، عليك أن تضع في عين الاعتبار إرسال بريد للانتظار كي تروض توقعات الأشخاص الذين ينتظرونك.
– كن واضحاً وموجزاً، لكي يتمكن الآخرون من قراءة رسالتك بطريقة صحيحة وملائمة.
– لا تنس أن تكتب شيئاً في سطر عنوان الموضوع.
الناشط
– تأكد من أنك أرسلت جميع رسائل البريد الإلكتروني التي بدأتها اليوم.
– لا تقرأ قراءة سريعة، فإنك هكذا تضع نفسك في خطر تفويت المعلومات أو القرارات الهامة.
– أعط الناس وقتاً كي يفكروا، وتذكر أن ليس كل الأشخاص يرغبون في الحديث وجهاً لوجه، أو يقدمون رداً سريعاً.
الحريص
– عندما يتوجب عليك التركيز، أطفئ إشعارات رسائل البريد الإلكتروني حتى لا تتشتت.
– لا تستخدم البريد الإلكتروني دوماً، ربما تحتاج أن تضع في عين الاعتبار إجراء المقابلات الشخصية أو الحديث عبر الهاتف.
– إن لم تحصل على رد، لا تخش من متابعة الأمر؛ لأن ليس كل الأشخاص يفحصون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بنفس اليقظة التي لديك.
مشاكل التركيز
أشارت النتائج إلى أن الأشخاص الذين يصبون جل تركيزهم هم الأكثر عرضة للشعور بالضغط أكثر من الآخرين.
وقد اكتُشف أن هذه المجموعة تتفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم خلال عطلات نهاية الأسبوع وقبل التوجه إلى العمل، وأيضاً بعد مغادرة العمل.
فيما أشار الباحثون إلى أن إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل تؤدي إلى الشعور بالضغط، بنفس الطريقة التي يسببها كمّ الرسائل التي يرسلها الشخص ويستقبلها.
كما توصلوا إلى أن المديرين، بغض النظر عن نوع شخصياتهم، أكثر عرضة للشعور بضياع الوقت عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، وأنهم يجدونها مرهقة ومسببة للضغوط.
على الرغم من هذا، توصلوا إلى أن الأشخاص ذوي التفضيلات الشخصية المختلفة لديهم رؤى مختلفة حول اعتقادهم بأن استخدام البريد الإلكتروني شيءٌ مجهد.
ربما تكون هذه النتائج مفيدة لوضع دليل إرشادي يساعد الأفراد في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني.
وقد كشفت دراسة أخرى، تركز على رسائل البريد الإلكتروني، عن أسوأ يوم لإرسال الرسائل الرقمية.
كيف تحصل على ردود أكثر
كشفت دراسة حديثة أن يوم الاثنين هو أسوأ يوم لإرسال رسائل البريد الإلكتروني.
اكتشفت شركة بومرانج، وهي شركة تصمم برنامجاً لمساعدة الأشخاص لأن يكونوا أكثر إنتاجية عند التعامل مع البريد الإلكتروني، أننا عرضة لارتكاب الأخطاء في هذا اليوم، خاصة عند كتابة سطر عنوان الموضوع في البريد الإلكتروني.
كما توصلت الشركة أيضاً إلى أن هذا النوع من الأخطاء يقلل فرص الحصول على رد من 34% لتصل بسبب الأخطاء إلى 29%.
فضلاً عن هذا، يقلل بدء جملة عنوان الموضوع بأحرف إنكليزية صغيرة من نسبة الحصول على رد. وهو ما تفعله أيضاً الجمل شديدة الطول أو شديدة القصر في عنوان الموضوع.
اكتشفت شركة بومرانج، وهي شركة تصمم برنامجاً لمساعدة الأشخاص لأن يكونوا أكثر إنتاجية عند التعامل مع البريد الإلكتروني، أننا عرضة لارتكاب الأخطاء في هذا اليوم، خاصة الأخطاء في كتابة سطر عنوان الموضوع في البريد الإلكتروني.
كما توصل البحث إلى أن فرص الحصول على رد بعد إرسال بريد إلكتروني به أخطاء، تقل بنسبة 14%.
وللوصول إلى هذه النتائج، أمدت الشركة، التي تتخذ من كاليفورنيا مقراً لها، 250 ألف بريد إلكتروني إلى مكتبة أوتوماتيكية لتحري الأخطاء النحوية؛ بهدف تحليل معدلات وسلوكيات الأخطاء خلال أوقات الأسبوع.
كتبت الشركة مدونة تقول فيها "في البداية نظرنا إلى عدد الأخطاء في سطر عنوان الموضوع خلال الأسبوع، وتأكدنا من أن يوم الاثنين كان أكثر الأيام التي كان المرسلون معرضين للخطأ فيه".
لا تقتصر النتيجة على شعور المرسل بالقلق بعد إدراكه أنه أرسل بريداً يحتوي على خطأ، بل إن الشركة اكتشفت أن احتمالية الحصول على رد تنخفض.
وتوصل الفريق إلى أن الرسائل التي لا تحتوي على أخطاء في العنوان، لديها فرصة للحصول على رد تصل إلى 34%، إلا أن هذا الرقم يقل إلى 29% مع ارتكاب بعض الأخطاء القليلة، وهو انخفاض يعادل حوالي 14%.
لم تكن هذه المرة الأولى التي يشكّل فيها سطر عنوان الموضوع مسألة حياة أو موت بالنسبة للبريد الإلكتروني الخاص بك، فقد عُرف أيضاً أن الجمل شديدة القصر أو شديدة الطول في سطر عنوان الموضوع، تقلل من معدلات الحصول على رد أيضاً.
توضح بومرانج "غير أن الأخطاء الواردة في عنوان الموضوع ترتبط أيضاً بقلة معدلات الرد (على رسائل البريد الإلكتروني) عندما نظرنا في الرسائل التي يبلغ عدد كلمات عنوان الموضوع فيها أربع كلمات فقط.
"لذا في الوقت الذي تأثرت فيه معدلات الرد سلباً من جراء كل من طول العنوان والأخطاء الواردة فيه، يبدو أن كلا العاملين يؤثر (في معدلات الرد) باستقلالية عن الآخر".
الأسرار تفضحها رسائل البريد الإلكتروني
التكرار
يرسل الأشخاص الذين يخفون شيئاً 1.14 بريد إلكتروني في الشهر للأشخاص الذين يخفون عنهم الأشياء، مقارنة بـ 0.67 بريد إلكتروني في الشهر، وذلك قبل أن يمتلكون سراً يخفونه عمن يرسلون إليهم.
وقت الرد
يرد الأشخاص الذين يحتفظون بالأسرار بصورة أسرع عندما يستقبلون رسائل ممن يخفون عنهم الأشياء، إذ إن التوقيت قل من 13.1 ساعة قبل الاحتفاظ بالسر، إلى 4.96 ساعات بعد وجود أسرار.
اللغة
كما أنهم يميلون أكثر إلى استخدام ضمير المخاطب والفعل المضارع في رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها إلى أصدقائهم.
تتكرر الكلمات التي تحمل مشاعر سلبية في رسائل البريد الإلكتروني التي تُرسل إلى المقربين، مثل "جرح" و "مُرهَق"، بالإضافة إلى الكلمات المرتبطة بالشعور بالحذر مثل "أدرك" و"لو".
وقد اكتشفت الشركة أن ليست كل الأخطاء في عنوان الموضوع تعتبر على نفس القيمة.
إذ إن جُمل عنوان المواضيع التي تبدأ بأحرف صغيرة تعتبر "خطأً فادحاً".
كما أن تلك الرسائل تبلغ فرصة الرد عليها 28.4% فقط، بالمقارنة مع 32.6% للرسائل التي تُكتب فيها الحروف الكبيرة في أماكنها الصحيحة.
يوم الإثنين
توضح بومرانج "لا يقتصر الأمر على أن الرسائل التي تُرسل يوم الاثنين، تتسبب بالشعور بالضيق، بل إنها أيضاً تشكل انحداراً حاداً من نظيرتها يوم الأحد، والذي حازت فيه عناوين رسائل البريد الإلكتروني على أعلى درجات الإيجابية".
في الغالب سيستمر تَسَبُّب أيام الاثنين سيئة الحظ في حالة مزاجية سيئة لنا، إلا أن بومرانج تقترح أن نكتب رسائل البريد الإلكتروني يوم الاثنين قبل موعدها ونرتب لأن نرسلها في وقت لاحق حتى يتسنى لنا مراجعتها قبل إرسالها.
هذا الموضوع مترجم عن صحيفة The Daily Mail البريطانية. للاطلاع على المادة الأصلية، اضغط هنا.
