في عصر تتسارع فيه وتيرة الابتكارات التكنولوجية، برزت حاجة ماسة لتحديث العمليات الإدارية وتحسينها، ومن بين هذه العمليات، تأتي عملية التوظيف كواحدة من أكثر العمليات تعقيداً واستهلاكاً للوقت في قطاع الموارد البشرية. تقف هذه العملية في كثير من الأحيان كعقبة كبيرة أمام الشركات الساعية لاجتذاب المواهب وتعيين الأفضل، ما يُعرض كلاً من مسؤولي التوظيف والمتقدمين للوظائف لمواجهة ضغوطات وتحديات قد تصل إلى حد الإحباط.
مع تطور العقد الثاني من الألفية الجديدة، ظهرت أنظمة تتبع المتقدمين (Applicant Tracking Systems – ATS) كحل تكنولوجي يقدم إمكانيات واعدة لتبسيط عملية التوظيف. هذه الأنظمة، التي تعمل بمثابة أدوات إدارية تساعد في تنظيم ومتابعة جميع مراحل التوظيف، من النشر والفرز وحتى التعيين، تُمكن الشركات من إدارة تدفق طلبات التوظيف بكفاءة وفعالية أكبر، ما يخفف العبء عن كاهل مسؤولي التوظيف ويعزز من فرص المتقدمين في الحصول على فرص عمل مناسبة.
تشير الإحصاءات والدراسات الحديثة إلى أن استخدام أنظمة ATS لا يُحسن فقط من كفاءة عمليات التوظيف، بل يُسهم أيضاً في رفع مستوى الشفافية والعدالة في الاختيار والتعيين. بفضل هذه الأنظمة، يمكن للشركات تحليل البيانات وتتبع الأداء بدقة أكبر، ما يوفر فهماً أعمق لديناميكيات التوظيف ويساعد على تعزيز استراتيجيات جذب المواهب واستبقائها.
اقرأ أيضاً
ما هو نظام ATS لتتبع المتقدمين للوظيفة؟
في عالم يتزايد فيه التنافس على المواهب، أصبح نظام ATS لتتبع المتقدمين ضرورة حتمية للشركات الطامحة في تحسين عمليات التوظيف واستقطاب الأفضل. هذه الأنظمة، والتي تعد جزءاً من برامج التوظيف أو الأنظمة المتكاملة للموارد البشرية، تتولى إدارة عملية التوظيف بكفاءة عالية، من تلقي طلبات التقديم إلى الفرز النهائي والتعيين، ما يوفر على الشركات الكثير من الوقت والجهد.
يتميز نظام ATS بقدرته على أتمتة عملية التوظيف بالكامل، حيث يجمع السير الذاتية الواردة ويفرزها وفق معايير محددة تشمل المهارات الوظيفية، والخبرات السابقة، وحتى مسميات الوظائف المحددة. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تبحث عن مسوق إلكتروني، فإن النظام يستطيع التعرف على هذا المصطلح في السير الذاتية ويقدم فقط النتائج المتعلقة به، ويمكن تعديل هذا البحث ليشمل معايير أكثر تحديداً مثل "إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي".
توسعت قدرات نظام ATS لتشمل ميزات متقدمة مثل نشر إعلانات الوظائف، وطرح الأسئلة في المقابلات الأولية، وجدولة المقابلات وحتى التنسيق لإتمام عملية التوظيف. هذه الإمكانيات تعزز من فعالية النظام وتساهم في تحقيق أعلى درجات الكفاءة والفعالية، ما يؤدي إلى اختيار الأكثر كفاءة للوظيفة بشكل يحقق الرضا لكل من الشركة والمتقدمين.
اقرأ أيضاً
المميزات التي يقدمها نظام ATS لتتبع المرشحين
أنظمة تتبع المتقدمين ATS تعد من الأدوات الثورية في مجال الموارد البشرية، حيث تتيح للشركات تحسين عملية التوظيف وتعزيز كفاءتها بشكل ملحوظ. تسمح هذه الأنظمة للمؤسسات بالاستفادة من مجموعة أوسع من المتقدمين، مع تسليط الضوء على الأفضل منهم عبر مجموعة من المزايا المبتكرة التي تجعل عملية التوظيف أكثر فعالية وكفاءة.
- تحليل السير الذاتية:
يستخدم نظام ATS تقنيات متقدمة لاستخراج البيانات من السير الذاتية، بما في ذلك معلومات الاتصال، والمؤهلات التعليمية، والمهارات. هذا يسمح بتقييم سريع ودقيق للمرشحين، وضمان أن المعلومات الأساسية لا تُغفل خلال عملية الفحص.
- تصفية المتقدمين:
القدرة على تصفية السير الذاتية وفقاً لمعايير متعددة مثل الكلمات المفتاحية، ومسميات الوظائف، وسنوات الخبرة، والمؤهلات الدراسية، تمكن الشركات من تحديد الأشخاص الأكثر ملاءمة للدور الوظيفي المطلوب بكفاءة عالية.
- استيراد المتقدمين من مصادر متعددة:
نظام ATS يدمج ويستورد المتقدمين من مصادر مختلفة مثل مواقع التواصل الاجتماعي، منصات التوظيف، وتوصيات الموظفين، ما يوسع قاعدة المواهب المتاحة للشركة ويعزز من تنوع المرشحين.
- قوالب البريد الإلكتروني:
يوفر النظام قوالب بريد إلكتروني جاهزة يمكن تخصيصها، ما يضمن الاتساق والاحترافية في التواصل مع المتقدمين، ويساعد في تعزيز صورة الشركة كمكان عمل مرغوب.
- التحليلات:
ATS يولد تقارير مفصلة تظهر اتجاهات التوظيف ونجاحاته، ما يسمح للموارد البشرية بتقييم فعالية استراتيجيات التوظيف وإجراء التعديلات اللازمة بناءً على بيانات دقيقة.
- تنظيم المقابلات الشخصية:
نظام التتبع يساعد في تنظيم المقابلات، جدولة المواعيد وإرسال التذكيرات، ما يضمن سلاسة العملية ويقلل من فرص فقدان متابعة المرشحين المهمين.
- إشراك المعنيين
يتيح هذا النظام لجميع المسؤولين ذوي العلاقة بالتوظيف المشاركة في عملية فحص واختيار المرشحين، ما يعزز من الشفافية والتعاون في اتخاذ قرارات التوظيف.
- الأتمتة المخصصة
يمكن ضبط النظام لأتمتة عمليات محددة بحسب حاجة الشركة، ما يمكن المنشآت من تكييف النظام ليناسب احتياجاتهم الخاصة ويحسن من كفاءة عمليات التوظيف.
طريقة اختيار نظام تتبع المرشحين
اختيار نظام تتبع المتقدمين ATS المناسب يعتبر خطوة حاسمة لأي منشأة تسعى لتحسين وتسريع عمليات التوظيف لديها. العملية تتطلب تقييماً دقيقاً للحاجيات الحالية والمستقبلية، مع الأخذ بعين الاعتبار عدة جوانب مهمة:
- فهم احتياجات التوظيف الخاصة بالمنشأة:
من الضروري تحديد الثغرات في العملية الحالية للتوظيف والتعرف على ما يمكن أن يحسن هذه العملية. هذا يتطلب التشاور مع فريق التوظيف لفهم التحديات التي يواجهها والميزات التي يحتاجها لتسهيل عمله.
- التسعير:
التكلفة عامل حاسم في الاختيار. من المهم أن يكون النظام المختار في حدود الميزانية المتاحة، وأن يقدم قيمة جيدة مقابل الاستثمار. البحث عن حلول تقدم توازناً بين الميزات المتقدمة والتكلفة الفعالة ضروري لضمان الحصول على الأداء المطلوب دون إنفاق مفرط.
- تجربة المستخدم:
من الأساسي أن يكون النظام سهل الاستخدام لكل من فريق الموارد البشرية والمتقدمين للوظائف. وجود واجهة مستخدم بديهية ودعم للأجهزة المحمولة يعزز من فعالية النظام ويسهل الوصول إليه لأكبر عدد ممكن من المستخدمين.
- التقارير والتحليلات:
نظام يقدم تقارير مفصلة وسهلة الفهم يمكن أن يوفر رؤى قيمة حول كفاءة عمليات التوظيف ويساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة. القدرة على تخصيص التقارير لتلبية الاحتياجات الخاصة بالمنشأة تعتبر ميزة إضافية.
- قابلية التوسع:
مع نمو المنشأة وتطور احتياجاتها، يجب أن يكون النظام قادراً على التوسع والتكيف مع هذه التغييرات. اختيار نظام مع قابلية توسع جيدة يضمن استمراريته وفعاليته على المدى الطويل.
- الميزات المتنوعة:
الميزات مثل دعم الذكاء الاصطناعي للفحص والتقييم، إمكانية تقديم الإجابات بالفيديو، وأتمتة سيناريوهات محددة تعزز من كفاءة النظام وتساعد في تسهيل عملية التوظيف بشكل كبير.
- خدمة ما بعد البيع:
دعم فني قوي وموارد تعليمية وفيرة تسهل على المنشأة استخدام النظام بكفاءة وتحقيق أقصى استفادة منه. الدعم المتاح على مدار الساعة وقنوات الاتصال السريعة والمتجاوبة أساسية لضمان استمرارية الخدمة دون انقطاع.
الفرق بين ATS وCRM؟
تحليل الفروق بين نظام تتبع المتقدمين ATS ونظام إدارة علاقات المرشحين CRM يكشف عن تمايز واضح في التركيز والوظائف التي يقدم كل منهما، ما يعزز فهمنا لكيفية تفاعل هذه الأنظمة مع عملية التوظيف:
- التركيز على المرحلة التوظيفية:
- نظام تتبع المتقدمين (ATS): يُركز بشكل أساسي على تدبير ومعالجة التطبيقات والسير الذاتية للأشخاص الذين قدموا طلبات لشغل وظائف معينة. هذا النظام يعمل على تسهيل الفرز، الاختيار، وإدارة عمليات التوظيف من البداية حتى النهاية.
- نظام إدارة علاقات المرشحين (CRM): يشمل مجموعة أوسع من المرشحين بما في ذلك أولئك الذين لم يتقدموا بعد بطلبات للوظائف. يهدف إلى بناء قاعدة بيانات قوية للمرشحين المحتملين والحفاظ على علاقة طويلة الأمد معهم، ما يُعد الأرضية لاحتياجات التوظيف المستقبلية.
- البيانات وطريقة التخزين:
- ATS: يخزن المعلومات التي يدخلها المتقدمون بأنفسهم خلال عملية التقديم، مثل السير الذاتية ورسائل التغطية.
- CRM: يتيح للشركات إضافة معلومات حول المرشحين المحتملين التي يمكن أن تشمل التفاصيل التي يجمعها فريق التوظيف من خلال التفاعلات أو من مصادر خارجية.
- الاستراتيجيات والتقنيات:
- ATS: يستخدم بشكل أساسي لتدبير وأتمتة العمليات التوظيفية اليومية والرد على الاحتياجات الفورية لملء الشواغر.
- CRM: يركز على استراتيجيات التواصل المستمر مع المرشحين، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني وحملات التواصل الأخرى لضمان بقاء المنشأة في ذهن المرشحين لفترات طويلة.
- التكامل بين الأنظمة:
على الرغم من الاختلافات، فإن استخدام كلا النظامين معاً يمكن أن يوفر نتائج متميزة في عملية التوظيف. ATS يمكن أن يساعد في تحسين الكفاءة وسرعة التوظيف، بينما يمكن لـCRM أن يعزز من قدرة الشركة على بناء مجتمع مرشحين قوي والاحتفاظ بمواهب قد تكون ضرورية للمستقبل.
تحسين عملية التوظيف
نظام "بيزات" يعتبر خياراً متقدماً لتحسين وتبسيط عمليات التوظيف في المنشآت من خلال مجموعة متنوعة من الميزات التكنولوجية الذكية التي تستهدف تعزيز الكفاءة وتقليل الوقت اللازم لتوظيف المواهب المناسبة. إليك كيف يمكن لنظام بيزات أن يحسن عملية التوظيف في منشأتك:
- فحص ذكي للسير الذاتية:
تصفية السير الذاتية: يستخدم بيزات تقنيات الذكاء الاصطناعي لفحص السير الذاتية وتصفيتها بشكل فعّال، ما يضمن تحديد المتقدمين الأكثر كفاءة بسرعة. هذا يوفر وقت الفريق في مراجعة يدوية مكثفة ويضمن اختيار المرشحين المناسبين بدقة أعلى.
- تسجيل الإجابات بالفيديو:
تقييم شخصي أعمق: يتيح بيزات للمتقدمين تسجيل إجابات الأسئلة بالفيديو، ما يوفر فرصة لتقييم مهارات التواصل والتقديم لدى المرشحين ويسمح لفريق التوظيف بالحصول على إحساس أفضل بشخصية المرشح وقدراته التقديمية.
- أسئلة واختبارات مهارات قابلة للتخصيص:
تقييم مهارات محددة: يمكن لفريق التوظيف تصميم اختبارات مخصصة للمهارات وأسئلة تقييمية تناسب الدور المطلوب التوظيف له، ما يسهم في تحديد مدى ملاءمة المرشحين للوظيفة بكفاءة وفعالية.
- أتمتة مخصصة للعملية:
تحسين الكفاءة: يمكن ضبط أتمتة نظام بيزات لتتوافق مع عملية التوظيف الخاصة بمنشأتك، ما يسهل إدارة المهام الروتينية ويتيح لفريق التوظيف التركيز على الجوانب الأكثر أهمية لعملية التقييم والتوظيف.
- تخصيص صفحات التوظيف:
عكس العلامة التجارية: من خلال تخصيص صفحات التوظيف بشعار الشركة وألوانها، يمكن لبيزات إضفاء هوية المنشأة على تجربة التوظيف، ما يعزز الصورة الإيجابية للشركة بين المتقدمين ويجذب مواهب أكثر توافقاً مع ثقافة الشركة.