يتحدث بعض الناس عن فكرة أنهم لا يحظون بوقت كاف لفعل ما يريدونه كالذهاب إلى النادي الرياضي أو التواصل مع الأصدقاء أو القراءة. يتحدثون ويتحدثون لكنهم لا يتخذون أي إجراء لتغيير أوضاعهم وتوفير الوقت.
يأملون أن تتغير ظروفهم حتى يتمكنوا من الاستفادة بصورة أكبر مما يفعلون.
لكن الأشخاص الأذكياء يتولون زمام أمورهم. إذ يغيرون حياتهم من خلال فعل الأشياء بطريقة مختلفة. يفهمون أن التغيير الوحيد الذي يمكنهم الاعتماد عليه هو التغيير الذي يخلقونه.
نستعرض في هذا التقرير السبل والحيل التي يمكن أن تساعد على توفير ساعتين من يوم العمل، وفق ما عددها موقع Lifehack.
اقرأ أيضاً
أساس عملية توفير ساعتين في اليوم
إليك القواعد الأربع التي يمكنك استخدامها لبدء توفير الوقت.
1. تعرف على ما تريده وافعل ما في وسعك في أي لحظة للوصول لتحقيقه.
2. ضع خطة واضحة وابدأ العمل بشكل واعٍ.
3. تعلم تقنيات العمل بشكل ذكي (سنتناول تلك النقطة بشكل أكبر).
4. حلل يوم العمل وتخلص من كل ما لا يساعدك على توفير الوقت (سواء بالاستبعاد أو بالاستعانة بمصادر خارجية وما إلى ذلك).
هذا هو الأساس. عند القيام بتلك الخطوات، فلا مناص من توفير الوقت خلال العمل.
اقرأ أيضاً
تقنيات العمل بشكل ذكي وتوفير الوقت
خطط وقتك
أحد أهم الأشياء التي يمكن القيام بها هي تعلم كيفية التخطيط لوقتك بشكل مسبق. والحديث ليس فقط عن اليوم أو الأسبوع الحالي فقط، ولكن أيضاً الشهر وربما العام الحالي كذلك!
يدع الكثير من الناس الآخرين يخططون جدول مواعيدهم. يشمل هذا زملاء العمل، ورئيس العمل، أو العملاء، وغيرهم.
اعرف ما هي أوقاتك الإنتاجية وقم بعملك على أفضل وجه خلال تلك الساعات.
المقاطعات
تأكد من أنك لا تكتفي بتحديد الأشياء التي يمكنك التخطيط لها في يومك بشكل موجز، لكن ضع أيضاً وقتاً للمقاطعات.
هذا صحيح، يجب عليك تحديد مواعيد مقاطعتك: ويشمل ذلك كل الأشخاص الذين يوجهون لك الأسئلة، وأولئك الذين يرغبون في الدردشة معك ويحاولون إثقال كاهلك بمشاكلهم.
ومن ثم، فإنك تحتاج إلى جدولة هذا النوع من المقاطعات في عملية تخطيط يومك.
يمكنك أن تقول إنه من الساعة 12:00 حتى 12:30، يمكن للجميع طرح الأسئلة بشأن ما يريدون.
أما خارج إطار هذا الوقت، فلا يجب للناس إجراء أي من المحادثات الصغيرة. أعلم أن هذا قد يبدو فعلاً قاسياً وبارداً، ولكن فكر في الأمر، ما هو أكبر هدف في العمل؟
هل يُدفع لك المال للخروج بنتائج أم لكي تصبح الشخص الذي يتحدث مع الآخرين حول أي شيء طوال اليوم؟
صحيح أن الأحاديث الصغيرة رائعة، ولكن ليس طوال يوم. وبالطبع، يمكنك تخصيص ساعة في الصباح وساعة في وقت ما بعد الظهيرة للأحاديث الصغيرة، أو تخصيص 4 فترات مدة كل مرة منها 30 دقيقة، افعل ما تشاء.
وحسبك أن تجدول الأمر حتى تتمكن من إنجاز الأمور.
ثقف الناس
أحد أسباب أنك ستصبح أكثر إنجازاً باستخدام طريقة "جدولة الانقطاعات" هو أنك تعلم الناس أنك تريد العمل خلال لحظات عدم المقاطعة.
بالطبع تترك الطريقة التي توصل بها هذه الرسالة تأثيراً كبيراً على الطريقة التي ينظر إليك الناس بها. لذا عليك تثقيف الناس بوضوح وبقلب طيب، ولكن كن حازماً ودعهم يعرفون سبب قيامك بذلك.
يمكنك أيضاً تثقيف الناس من خلال الطريقة التي تعمل بها معهم. إذ إنك قد تجدول فترة المقاطعة، ومع ذلك تفشل.
السبب في ذلك هو أنك إذا بدأت في إجراء محادثات صغيرة مع الآخرين أثناء وقت العمل العادي، فلن تصبح قدوة جيدة.
كن التغيير، وعش التغيير، وستجد أن التغيير يتحقق! إذا لم تتمكن من التغيير، فكيف تتوقع أن يتغير أشخاص آخرون من أجلك؟
البريد الإلكتروني
ها هي المسألة الكبرى. الشيء الذي يفتتح به معظم الأشخاص اليوم ولا يغلقونه إلا عند العودة إلى المنزل هو البريد الإلكتروني الخاص بعملائهم.
إن كنت بحاجة إلى مشتتات انتباه ولديك الكثير من الوقت لإهداره، ينبغي إذاً أن تبقي بريد عميلك الإلكتروني مفتوحاً. أما إن كنت تود توفير وقتك، فعليك إغلاقه.
لا تفتح البريد الإلكتروني حتى نهاية الصباح. تول أمر كل رسائل البريد ثم أغلقه مجدداً.
بعد ذلك، يمكنك فتح البريد الإلكتروني في نهاية اليوم لتولي أمر جميع الرسائل الواردة مرة أخرى.
عندما ينجح هذا الأمر معك، اكتفِ بتفقد رسائل البريد الإلكتروني مرة واحدة يومياً.
تخيل فقط كل الوقت الذي كنت تخسره عندما كنت تلقي نظرة على كل رسالة بريد إلكتروني واردة، إذ يأخذ منك الأمر دقيقة في قراءة الرسالة، ودقيقة أخرى أو اثنتين للاستجابة لها.
يعني هذا ثلاث دقائق ضائعة لكل رسالة بريد إلكتروني.
تخيل أنك تتلقى 40 رسالة بريد إلكتروني كل يوم، فهذا يعني 120 دقيقة مهدرة على البريد الإلكتروني وحده.
ولكن عندما تتفقد البريد الإلكتروني مرة واحدة فقط سترى على الفور أن هناك أموراً تحل عبر البريد الإلكتروني بواسطة الآخرين، وأموراً أخرى أصبحت غير ذات صلة بك، وما إلى ذلك.
ويصبح بمقدورك إرسال ردودك عبر البريد الإلكتروني بشكل أسرع لأنك تفقدت كل الرسائل. بل إنك حتى قد ترد على شخصين في رسالة واحدة لكسب الوقت. وهكذا، يمكنك بسهولة توفير 60 دقيقة من الوقت المخصص لتفقد بريدك الإلكتروني وحده.
مواد القراءة
أجل يمكنك توفير الوقت عند القراءة. ربما سمعت عن تقنيات القراءة السريعة.
لا تجمح بخيالك وتتصور أنك بحاجة لقراءة ألف أو ربما ألفي كلمة في الدقيقة لإحداث تغيير حقيقي.
تخيل أنك تقرأ ساعتين كل يوم. ولكن عندما تضاعف سرعتك في القراءة، فإنك توفر بذلك ساعة كل يوم. هكذا بأشياء بسيطة تجد أنك قادر على توفير الكثير من الوقت. ويحدث ذلك بمجرد مضاعفة سرعتك في القراءة!
يكمن جمال القراءة السريعة في أن بإمكانك إتقانها بسهولة في بضع جلسات قصيرة. ثم بعدها، يصبح بمقدورك قراءة ضعف ما كنت تقرأه من قبل.
كيفية توفير الوقت يومياً
- قم بالأمور الصعبة والهامة أولاً
- تعلم أن تقول "لا "من وقت لآخر إن لم يكن لديك الوقت أو كان لديك أمور أخرى
- نم من 7 – 8 ساعات يومياً
- ركز في ما تريد إنجازه وابتعد عن المشتتات
- ابدأ يومك باكراً
- لا تجعل الأمور التافهة تبعدك عن هدفك الأساسي
- تعود على بذل الجهد المتواصل
- راقب الوقت الذي تهدره في مشاهدة التلفاز أو تصفح الإنترنت او هاتفك الذكي
- حدد وقتاً لكل مهمة والتزم به
- استرح بين كل مهمة وأخرى
- تمرن يومياً وتناول طعاماً صحياً
- استمتع بالإجازة
- استفد من أوقات الانتظار (كالعيادات أو وسائل التنقل)
- ابقَ في مكانك حتى تنتهي من عملك ولا تبرر لنفسك الخروج أبداً
- التزم بالخطة التي وضعتها لنفسك
- استرخِ قليلاً