يعد PowerPoint أداة غير فعالة في الاجتماعات رغم اعتماد اكثير من الشركات عليه، هذا ما توصلت إليه عدة دراسات علمية جديدة، إلى جانب كونها سياسة من قِبل مديري كبرى الشركات التكنولوجية في العالم بعدم اعتماده أيضاً.
وتنتقد الدراسات الفرضيةَ التي يستند إليها في الأساس -أي عرض الكلمات والصور في أثناء التحدث- إذ اعتبرت أن هذه الطريقة في تقديم المعلومات بصرياً وسمعياً تشتت تركيز المستمعين.
بل إن وزير الدفاع الأمريكي الأسبق، جيمس ماتيس، قال بالحرف الواحد: "برنامج PowerPoint يجعلنا أغبياء". واعتبر أن ثقافة إدمان PowerPoint تمثّل تهديداً لكفاءة وفاعلية القوات المسلحة.
اقرأ أيضاً
PowerPoint أداة غير فعالة
وبالمثل، حظر عديد من المديرين التنفيذيين استخدام برنامج PowerPoint في اجتماعاتهم، من بينهم جيف بيزوس الرئيس التنفيذي لشركة أمازون، وجاك دورسي المؤسس الشريك لشركة تويتر، وجيف وينر الرئيس التنفيذي لشركة لينكد إن، وستيف بالمر الرئيس التنفيذي السابق لشركة مايكروسوفت، إلى جانب الراحل ستيف جوبز.
ويبدو أن هؤلاء المديرين يكرهون برنامج Powerpoint، لأن العروض التوضيحية تسحب الاجتماعات إلى اتجاه خطي بطيء الحركة. وهذا لا يشجع على الحوار والمناقشة، ويحوّل الحاضرين إلى وضعية الاستقبال السلبي.
أي بمعنى آخر، يؤدي استخدام PowerPoint إلى انخفاض تركيز وفهم المتلقي.
وتصبح عروض PowerPoint التوضيحية أسوأ وأسوأ عندما يحاول المحاضر جعل محاضرته المملة أكثر تشويقاً، بإضافة كثير من الصور والرسوم المتحركة المبتذلة ومختلف الوسائط الغريبة إلى العرض، بحسب ما كشفته دراسة أجرتها جامعة Harvard.
إلا أن برنامج PowerPoint أصبح راسخاً في أنشطة العمل اليومية لملايين الشركات، حتى أصبح العمل من دونه شبه مستحيل.
اقرأ أيضاً
كيف كان الوضع قبل ابتكار الـPowerpoint؟
في الواقع، قبل 1990، لم يكن أحد يستخدم PowerPoint وكانت العروض التوضيحية في العمل نادراً جداً أو غير موجودة على الإطلاق.
ونتيجة لذلك، كانت الاجتماعات أقصر، وأكثر تحديداً، وبها مناقشات أكثر وتقدم آراء أفضل.
استخدمت الشركات ثلاث أدوات مختلفة للاجتماعات تعتمد على هدف اجتماع العمل:
1) الآراء/النقاشات
2) جلسات التدريب
3) الخطاب العام
إذن ما هو البديل؟
فيما يلي، أساليب أفضل من PowerPoint لكل نوع من تلك الاجتماعات، بحسب ما عددتها مجلة Inc. المعنية بأخبار الشركات والتكنولوجيا:
1. إذا كنت تحتاج نقاشات والتوصل إلى قرارات وآراء، فاستخدم وثيقة موجزة.
اجمع أفكارك وبسّط رسائلك إلى وثيقة ورقية موجزة. وسلِّم نسخاً من تلك الوثيقة في بداية الاجتماع، واترك الجميع يقرأها. ثم افتح باب المناقشة.
الوثائق اموجزة أفضل من العروض التوضيحية عندما تحاول اتخاذ قرار، أو تريد الحصول على موافقة الحضور على قرار ما، وذلك لأنها:
1. تجبر "الحضور" على التواصل مع الأفكار بعمق كامل، وليس مع القشور والخطوط العريضة.
2. تجعل الجميع مشاركاً ومنتبهاً خلال المناقشات الجارية، لا يمكن أن يتوه المرء في محتوى صفحة واحدة، بخلاف العروض التوضيحية.
3. تقلِّص إجمالي الوقت المستغرق في الاجتماع بنحو 50% إلى 80%.
4. توفر أساساً لرسائل إلكترونية أكثر تفصيلاً، لتوضيح أبرز ما جاء في الاجتماع ونتائجه.
ويوضح جيف وينر، الرئيس التنفيذي لشركة لينكد إن:
"إذا كانت فكرة بداية الاجتماع، بما يصل إلى 10 دقائق من الصمت، تجعلك تشعر بالغرابة، فلست وحدك في ذلك. أول مرة قرأت فيها عن ذلك الأسلوب استحضرت فوراً صوراً للمكتبة أو قاعة دراسة، آخر أماكن قد تتوقع فيها إمكانية الحصول على إنتاجية كبيرة من اجتماع. ولكن بعد عدة مرات من المحاولة، لم يصبح الأمر غريباً؛ بل أصبح محل ترحيب من الجميع. ويمكنك معرفة الفارق عندما تصبح الاجتماعات أقصر، ويتفق الحضور على أن الاجتماعات لم تعُد وقتاً مهدراً دون نتيجة".
نصيحة سريعة: وثيقة الإحاطة الموجزة المثالية تتألف من صفحة واحدة.
2. إذا كان يجب عليك التوجيه أو التدريب، فعبر تجارب تفاعلية
ولكن تظل اجتماعات المبيعات واجتماعات المستثمرين نوعاً خاصاً من الاجتماعات، لأنك لا تتحكم فيها بطريقة سير الاجتماع.
في هذه الاجتماعات، تحتاج التواصل بأي طريقة يعتقد العملاء أنها مناسبة. إذا لم يكن العميل "يتفهم" فكرة وثيقة الإحاطة الموجزة، فلا تستخدم تلك الطريقة.
إذا كان العميل يتوقع عرضاً توضيحياً، يمكنك توزيع عرض البيع قبل الاجتماع، وتُبقي العرض التوضيحي بسيطاً قدر الإمكان:
1) "ها أنت ذا الآن"
2) "هذا ما تريد أن تكون"
3) "هذه هي طريقة وصولك إلى حيث تريد"
4) "الخطوات المتبعة لتحقيق ذلك"
كلما كان العرض أوضح وأبسط، زادت احتمالات قدرتك على إنجاح عملية البيع.
2. إذا كنت تحتاج تقديم توجيه أو تدريب، فاخلق تجارب تفاعلية.
بدلاً من الاكتفاء بالخطوط العريضة والإلقاء السلبي، اعمل على خلق تجربة تسمح للجمهور بالمشاركة في العملية التعليمية.
من الممكن بالتأكيد استخدام برنامج عروض توضيحية لعرض المادة العلمية، ولكن تذكَّر أن الكثيرين يعتبرون العروض التقديمية التعليمية مُملة ويمكن نسيانها بسهولة.
إذا كنت تريد أن يتذكر الحضور ما يتعلمونه، فسوف تحصل على نتائج أفضل كثيراً باستخدام طرق التعليم التقليدية مثل كتب الأنشطة وحامل الأوراق والسبورة، إلخ.
ولكي تتأكد من تعلُّم الحاضرين وتحصيلهم، سوف تحتاج مشاركتهم في العملية التعليمية وليس الاكتفاء فقط بالتلقّي.
والأهم، أن تجعل الجمهور يدوّنون ملاحظاتهم باستخدام قلم وورقة، لأن فعل الكتابة يبرمج خلايا المخ على تذكُّر ما تتعلمه.
3. إذا كنت تبحث عن الترفيه أو الإلهام، فألقِ خطاباً.
إذا كنت تتحدث إلى مجموعة كبيرة لا تتوقع معها المشاركة في نقاش تفاعلي، فربما ينبغي عندئذ تحضير (والتدريب على) خطاب تلقيه، بدلاً من قراءته من عرض توضيحي على الشاشة.
وأبرز أمثلة لتلك الاجتماعات اجتماعات كل الموظفين، أو اجتماعات الإعلان عن منتج جديد، إلخ.
التحدي في تلك المواقف هو ترك انطباعات ومشاعر إيجابية لدى الجمهور. تريد من الجمهور أن يتواصل معك، وتريد أن تتواصل مع جمهورك. أي شيء تضعه على الشاشة خلفك يشتت انتباههم ويهدد عملية التواصل المنشودة.
هذا لا يعني عدم إمكانية عرض أي شيء، على الإطلاق، على الشاشة. إذا كانت هناك صورة يجب أن يراها الجمهور لجعل الخطاب منطقياً ومفهوماً بالنسبة لهم، فاعرضها. ولكن تذكَّر أن تشتيت الجمهور بالمعلومات البصرية الكثيرة يأتي بنتائج عكسية.
إعلانات المنتجات حالة خاصة. قد لا ترغب في تقديم عرض تقديمي (يراه الجميع مُملاً)، ولكنك تحتاج على الأرجح عرض صور المنتج.
بالتأكيد إعلانات منتجات ستيف جوبز، المعيار الذهبي للاستغناء عن العروض التقديمية، استخدمت صور المنتجات. وقد وضع بعض النقاط المتسلسلة بجوار صور كل منتج.
ولكن جوبز لم يقدم عرضاً توضيحياً قط. كان يلقي خطاباً عن المنتجات المعروضة على الشاشة. وهو أمر مختلف تماماً.
نصيحة سريعة: إذا كنت تلقي خطابات، فابحث عن الخطابات الملهمة، مثل TED Talks وغيرها من الخطابات المماثلة التي تلقى رواجاً كبيراً على يوتيوب. سوف تلاحظ أن المحاضرين يستخدمون الرسومات والصور نادراً، ولا يعرضون أي محتوى أبداً بصيغة النقاط المتسلسلة القياسية في العروض التقديمية الخاصة بالأعمال.
وتذكَّر أن وثائق الإحاطة الموجزة والتدريبات التفاعلية والخطابات تتطلب منك مزيداً من العمل عن جمع بعض البيانات في عرض تقديمي. هذه الطرق تجبرك أيضاً على صقل وصياغة أفكارك بطريقة منطقية وكاملة، وتعبر عن مزيد من الاحترام لوقت الحاضرين وجهودهم.
ونذكر مقولة ستيف جوبز الشهيرة: "الأشخاص الذين يعرفون ما يتحدثون عنه لا يحتاجون PowerPoint".