في القمة العربية الأخيرة، شهد المتابعون كيف استسلم عدد من القادة العرب للنعاس على مرأى من العالم. حتى وزير التجارة الأمريكي ويلبر روس يغلبه النوم في الاجتماعات. فهل هناك خدعة لمنع عيون الناس من الشعور فجأة بالنعاس الطاغي أمام المديرين والزملاء، وفي حالة القادة أمام الشعوب؟!
اقرأ أيضاً
النوم في الاجتماعات يحرج القيادات
النعاس الناجم عن الاجتماعات يحدث لصغار الموظفين وكبار القادة؛ وقد حدث بالفعل لنائبي الرئيس الأمريكي سابقاً جو بايدن وديك تشيني، وحدث مع رئيس مجلس النواب السابق نيوت غينغريتش، وكذلك قضاة المحكمة العليا روث بادر غينسبرغ وكلارنس توماس، وغيرهم من الوجوه الشهيرة التي تصدرت عناوين الصحف حين غلبها النعاس أثناء الخطب والاجتماعات.
وكان ويلبر روس آخر سياسي يتعرض للانتقادات لعدم قدرته على "الكفّ عن النوم في الاجتماعات" في وزارته، وفقاً لما ذكرته مجلة Politico. لكن موظفيه أنكروا أن تركيزه مُشتتٌ لدرجة تجنب الاجتماعات الطويلة.
إذاً، كيف يمكنك تجنب الانغماس المغري في النوم خلال اجتماعك القادم؟ وكيف يمكنك أن تُبقي الجميع مستيقظين في المرة القادمة التي تتولّى خلالها إدارة أحد الاجتماعات؟
إليك طرقاً ومقترحات تكافح الرغبة في النوم أثناء الاجتماعات وفق ما عددتها هيئة الإذاعة البريطانية BBC.
اقرأ أيضاً
1. الوقت المناسب
تقول إليز كيث، مؤسسة شركة Lucid Meetings، المعنية بالتدريب على عقد الاجتماعات، في الولايات المتحدة، إنه بينما قد تختلف تفضيلات الوقت بين الأفراد، تشير الأبحاث إلى أن بعض الفترات قد تكون أفضل من غيرها لتحقيق أهداف معينة.
وتقول: "لعلك تريد فعل أشياء مثل إطلاع الآخرين على التطوّرات والتفكير المنطقي في وقت مبكر من الصباح" .
فعندما يكون الحصول على إعجاب الآخرين على الأشخاص أمراً مهماً؛ افعل الأشياء على غرار تحديث حالتك، وعروض المبيعات، والمقابلات في الصباح، أي: "عندما تكون في ذروة الحدة والحماس" .
وتضيف إليز أن "ختام اليوم هو وقت مناسب حقاً للعصف الذهني، لأن الطاقة التي كانت لديك في الصباح تبدأ حينها في التلاشي، ويرتاح الناس، وهذا هو ما تريده أيضاً عندما تحاول استنباط الأفكار الرائعة" .
وبالطبع، إياك أن تعقد اجتماعات في "الفترة الميتة"، التي تكون بعد الغداء مباشرة.
مع ذلك، تقول جودي جيمس، وهي خبيرة ثقافة أماكن العمل، إن الوقت المحدد الذي ينعقد خلاله الاجتماع "أقل أهمية مما نعتقد"، وأن تأكيد موعد بدء ونهاية الاجتماع بوضوح هو أمر أكثر أهمية.
وأضافت أننا "غالباً ما ننام في الاجتماعات بسبب الملل وليس التعب" .
2- المكان المناسب
على الرغم من أنه ينبغي تنظيم بعض الجلسات في مكان يمكن فيه إنجاز العمل، فإن عقد الاجتماعات في أماكن غير تقليدية يمكن أن يساعد في زيادة الإبداع.
ويشيد العديد من خبراء فاعلية وكفاءة الأداء بالاجتماعات التي يشارك فيها الحضور دون جلوس، نظراً لفاعليتها.
وتقترح إليز عقد الاجتماعات خلال السير أو في الأماكن المفتوحة من أجل الحصول على اجتماع يتّسم بالإبداع.
3. كن مستعداً
وتقول إليز: "إن نوع الاجتماعات التي تدع الناس ينامون هي اجتماعات ربما لا ينبغي أن يكونوا فيها في المقام الأول، أو لم يكن ينبغي وجود الأشخاص الذين يتحدّثون إلى الحضور" .
وتضيف: "عليك أن تتسم بالوضوح بشأن ما يدور حوله الاجتماع، ولتكن لديك خطة للوصول إلى نتائج ذلك الاجتماع، مما يتيح لك دعوة الأشخاص المعنيين فقط" .
وتشير دراسة حديثة إلى أن العمال الأمريكيين في المتوسط شعروا أن 33٪ فقط من القادة كانوا على استعداد تام لعقد الاجتماعات، بينما تلاحظ إليز أن معظم المديرين قد يقضون 80٪ من وقتهم في الاجتماعات دون أن يكونوا مدربين على كيفية قيادة أي اجتماع.
والتأكّد من وجود جدول أعمال واضح هو نصيحة يتفق عليها خبراء زيادة الإنتاجية.
تقول أنيت كاتينو، وهي مسؤولة رعاية صحية ومُبادرِة، لصحيفة New York Times إن وجود أجندة أمرٌ أساسيٌ، "لأنني إذا كنت لا أعرف سبب وجودنا في الاجتماع، وأنت لا تعرف سبب وجودنا فيه، فلا يوجد سبب لانعقاده" .
وكما تقول إليز، إذا لم تكن أنت متأكداً من الأفراد الذين يجب أن يحضروا الاجتماع، فلتجعل الحضور اختيارياً ولنرَ مَن سيأتي.
4- البقاء مُنتبهاً طوال اليوم
تقترح جودي القيام من مكتبك للوقوف كل نصف ساعة، أو تمديد جسمك و "إنعاش" نفسك على مدار اليوم.
وعلى الرغم من أن بعض الشركات؛ مثل Google و Ben & Jerry's Ice Cream وشركة تجارة التجزئة على الإنترنت Zappos، تتيح للموظفين مساحات لإغماض عيونهم أثناء يوم العمل، تحذِّر جودي من أن "قيلولة استعادة الطاقة ليست فعالة دائماً؛ لأنها تساعدك على اعتبار مكان العمل مكاناً للنوم" .
5. هل أتناول وجبة خفيفة أم لا؟
بينما ترجّح جودي عدم تناول المشروبات الساخنة أو الوجبات الخفيفة التي تحتوي على الكربوهيدرات قبل الاجتماع إذا كنت عرضة للنعاس، تقول إليز إن نوعية الوجبات الخفيفة الملائمة يمكن أن تساعد في تحسين ثقافة الاجتماع.
وقد تساعد الوجبات الخفيفة في الإبقاء على انتباه الناس، فضلاً عن أنها أيضاً "رمز للاهتمام" في العديد من الثقافات.
وبالطبع عليك تجنب الوجبات الخفيفة ذات الرائحة الكريهة أو التي تحدث صوتاً عالياً خلال تناولها.
5- المشاركة
ببساطة، لا يمكنك النوم إذا كنت تشارك.
وتقترح جودي قائلة: "تحدث خلال الدقائق الثلاث الأولى، فبهذا يتواجد صوتك في الغرفة مما يجعلك تشعر بأنك مساهم في اللقاء ولست مستمعاً" .
وتقترح جودي أيضاً المشاركة الفعالة بلغة الجسد "كأن تستخدم الإيماء، والتواصل البصري، والاستجابات غير اللفظية لما تسمعه" .
وقد يساعد تدوين الملاحظات على إبقاء عقلك مُنتبهاً.
بالنسبة لقادة الاجتماعات، تقول جودي إنه يتعين عليك التأكد من الالتزام بجدول الأعمال، وفقط جدول الأعمال – وإن التطرّق لـ "أمور أخرى" يتم حين "يشعر الحضور بالملل" .
6- اصرف الملل بعيداً
عندما يفشل كل شيء آخر، يمكنك أن تُبقي يديك مشغولتين.
أداة التململ المفضلة لإليز هي الشرائط المستخدمة لتنظيف أدوات التدخين، وهي بسيطة وهادئة، حتّى وإن كانت غريبة بعض الشيء.
والرسم الذي يقوم به الأشخاص أثناء انشغالهم لطالما كان ملاذاً آخر لحاضري الاجتماعات الذين يشعرون بالملل، ولكن جودي تقول إن هذا قد يجعلك أكثر كسلاً.
وفي بعض الأحيان، قد يحتاج الأمر قرصة على ذراعك بدلاً من ذلك.
ماذا لو غفوت بالفعل؟
تتفق كل من جودي وإليز أنك في حالة الاستسلام للنعاس، فقد تكون المغادرة هي الحل الأفضل.
وتقول جودي: "اعتذر بخفّة مما لا يجعل انصرافك يبدو هجومياً. وإذا أمكن، استيقظ بهدوء، واعتذر ثم غادر الاجتماع"، وإذا لاحظت أن زميلاً لك يغفو، ادفعه للاستيقاظ إذا كنتما صديقين.
وبعد أي اجتماع من هذا القبيل، تؤكد إليز أهمية تقديم تقييم صادق.
وتوضح: "إذا كنت تتولّى تنظيم الاجتماع ويغلبك النعاس؛ لأن الاجتماع يفتقر إلى التخطيط وعنصر المشاركة، وهذه مضيعة كبيرة للوقت، فإن هذا يعدّ استثماراً مهدراً في شركتك، وهو سبب رئيسي لعدم انخراط الموظّفين في العمل. وهذا هو أحد الأشياء التي تجعل الناس يستقيلون من وظائفهم" .