تقوم على عاتق أجهزة العلاقات العامة في الشركات إقامة شبكة علاقات جيدة مع جمهور الشركة، ومن لهم علاقة يمكن أن تؤثر على عملها إيجاباً أو سلباً، وهم من يعرفون بأصحاب المصلحة Stakeholders.
وحتى لا تذهب الأوقات هباء فوضع خطة لاتصالات المنظمة تحدد المهام والإجراءات والتوقيت يعتبر الوسيلة المثلى لترتيب عملية إقامة العلاقات وتقويتها مع المجتمع الخارجي.
ولعمل خطة اتصالات قوية ومركزة إليك مجموعة مبادئ لمستها من واقع الممارسة العملية والدراسة المتخصصة كأسباب للنجاح في عالم الاتصالات المؤسسية، هي:
1 – خطط لخطتك
وضع خبير التخطيط "ويليام فايفر William Pfeiffer" نموذجاً للتخطيط الاستراتيجي يعتبر من أهم نماذج التخطيط الاستراتيجي في عالم الأعمال، وكان أكثر ما ميزه عن غيره أن جعل أول خطوة فيه هي "التخطيط للتخطيط"، وذلك بإعداد الاحتياجات المبدئية لوضع الخطة من فريق استشاري متنوع، قاعدة بيانات، وقت خاص للتفكير، مجموعة نقاشية مركزة مع متخصصين، مقابلات خاصة.. إلخ، فلا تتوقف عند وضع خطة اتصالاتك لتبحث عن معلومة، ولكن جهّزها مسبقاً لاستخدامها فوراً فيما بعد.
2 – لا توجد خطة مثالية
فلا تتوقف عند القوالب الجاهزة والنماذج التي تملأ شبكة الإنترنت وتعتبرها مسلمات ثابتة، وإنما قُم بتكييف خُطتك بما يلائمك ويلائم منظمتك.
3 – اجعلها مرنة
اترك لنفسك مساحة للتغيير عند حدوث أي طارئ: ضيف مهم قادم، حدث مفاجئ، فرصة تسويقية، عرض مميز، كل هذه أمور تفرض نفسها على واقع عملك، فلماذا تقيد نفسك بخطوات متسلسلة قد تضيع مجهودك هباء؟ فقط اترك لنفسك مساحة لقابلية التغيير.
4 – لا تخرج عن النص
الخروج عن النص في العمل المسرحي يمثل انتهاكاً للعمل الفني، وقد يسبب خللاً في وصول الفكرة للمشاهدين نتيجة اختلاف عقلية الممثل المسرحي عن الكاتب الذي وضع الرواية، كذلك الوضع في عمل العلاقات العامة، فأصحاب المنظمة قد وضعوا أهدافاً محددة يرجون الوصول إليها، وأطراً للعمل يجب ألا يخرج دور العلاقات العامة عن حدودها وتحقيق الأهداف من خلالها.
5 – ركز على الوسيلة
في الستينات من القرن الماضي، قال الفيلسوف الكندي "مارشال ماكلوهان" كلمته الشهيرة: "الوسيلة هي الرسالة"، أي أن الوسيلة الإعلامية هي التي تتحكم في شكل الرسالة حتى تصبح هي الرسالة في حد ذاتها، فعلى العلاقات العامة أن تدرس الوسائل المتاحة أمامها لتوصيل رسائلها لجمهورها، ومراعاة دقة الاختيار، فمثلاً قد تكون شبكات التواصل الاجتماعي هي الوسيلة الأمثل لتوصيل رسالة لفئة الشباب، وقد تكون الفضائيات هي الأنسب لفئة ربات البيوت.. وهكذا.
6 – ابحث عن الابتكار
كم مرة سمعنا عبارة: "لسنا الوحيدين ولكننا متميزون"، كم سمعنا الكثير من تلك العبارات المملة والمكررة، العبارات الجاهزة والمنمقة تزعج الناس كثيراً، ولن يلتفت إليها أحد، فلا تظن أن استخدامها سيجعلها أكثر ألفة، العالم يفكر اليوم بشكل مختلف، واختلاف الوسائل الإعلامية والإعلانية جعل التكرار سيد الموقف للأسف، فابحث عن الابتكار والتجديد.
7 – كررها مراراً
لا تفهمني خطأ أرجوك، لا أقصد تكرار العبارات الشائعة والمألوفة أبداً، وإنما أقصد تكرار الرسالة التي تريد توصيلها أكثر من مرة وبأكثر من وسيلة حتى يحفظها جمهورك وتنطبع في ذاكرته، فكم من الإعلانات التلفزيونية حفظناها في الصغر من كثرة تكرارها على مسامعنا -رغم سخافتها- بسبب التكرار.
8 – التنويع
لا تستخدم وسيلة واحدة للاتصال بالعملاء، قسّم جمهورك إلى فئات، ضع وسائل متعددة تناسب كل فئة، ثم حدد الرسائل التي ترغب في توصيلها بناء على خصائص تلك الوسيلة.
9 – كُن لطيفاً
لا يلزم لبناء صورة ذهنية محترمة لشركتك أن تكون كئيباً، فلا تنتظر من جمهورك أن يسمع منك حديثاً تلفزيونياً مطولاً باهتمام وأنت تتحدث بطريقة جادة جداً وجافة طوال الوقت دون ابتسامة واحدة، ولن تقيم علاقة طيبة مع الصحفيين دون أن تلقي بدعابة أثناء كلمتك الخطابية في افتتاح الفرع الجديد لشركتك، كُن لطيفاً، وبشوشاً، ومتفائلاً حتى في اتصالات الأزمة.
10 – الناس تحب المتعة
صفحات النكات والكوميكس والسخرية تحقق أعلى إعجاب على فيسبوك، البرامج التلفزيونية الساخرة والترفيهية تحقق أعلى نسبة مشاهدة، الإعلانات المضحكة تحقق أعلى نسبة تذكر.. حقائق.
لماذا لا نجعل جزءاً من رسائلنا الاتصالية عبارة عن لعبة ممتعة، أو صورة خفيفة الظل من موقع العمل؟! لا أقصد بالطبع أن تجعل رسائلك الاتصالية مبتذلة، وإنما أقصد أن تراعي ما يلفت النظر لرسائلك.
ملحوظة:
التدوينات المنشورة في مدونات هافينغتون بوست لا تعبر عن وجهة نظر فريق تحرير الموقع.
